Adjointe exécutive pour un associé en droit des affaires

Chef de file dans son domaine au Canada, ce cabinet est à la recherche d’une personne qui agira à titre d’adjoint exécutif ou d’adjointe exécutive pour un de leurs associés en droit des affaires.

Cette personne contribuera à la gestion de la pratique de professionnels du droit des affaires, par le biais de soutien administratif et de secrétariat, permettant ainsi aux professionnels du droit d’offrir un meilleur service aux clients.

FONCTIONS PRINCIPALES:
- Corriger et mettre en page des documents (lettres, notes de service, notes au dossier, opinions, procédures, etc.);
- Photocopier et demander divers travaux d’imprimerie et de numérisation de documents;
- Préparer du matériel lorsque le professionnel du droit est conférencier (Power Point);
- Ouvrir des nouveaux dossiers;
- Faire un suivi des appels internes et externes lorsque requis;
- Initier des appels conférence;
- Gérer l’agenda du professionnel du droit;
- Classement et archivage de courriels;
- Réserver des voyages, automobiles, hôtels et restaurants;
- Réserver des salles de conférence pour réunions, vidéoconférences et rencontres clients;
- Commander des repas, breuvages et autres ;
- Gérer les rencontres mensuelles du groupe droit des affaires (gestion du calendrier des rencontres; réservation de salle; envoi des invitations; commande des repas; réservation d’équipement audio-visuel; accueil des conférenciers);
- Préparer des demandes de recherches de conflits et les acheminer aux personnes concernées;
- Faire des suivis journaliers, hebdomadaires et mensuels des entrées de temps et les inscrire ou les réviser dans le système;
- Préparer la facturation mensuelle;
- Assurer le suivi auprès des clients pour les comptes recevables;
- Préparer des comptes de dépenses, les faire approuver lorsque requis et faire le suivi;
- Préparer des demandes de chèques ou transferts bancaires du compte en fidéicommis;
- Aider d’autres professionnels du droit, des adjointes ou des étudiants et stagiaires lorsque requis.

ÉDUCATION ET EXPÉRIENCE:
- Diplôme en secrétariat juridique ou l’équivalent;
- Posséder un minimum de 7 années d’expérience, idéalement en pratique privée pour un ou des professionnels du droit.

CONNAISSANCES ET APTITUDES:
- Bilinguisme français et anglais (oral et écrit);
- Habiletés organisationnelles pour la gestion de tâches multiples;
- Habileté à prendre des initiatives et à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision;
- Connaissance des procédures et pratiques légales;
- Connaissance des logiciels bureautiques, incluant un niveau de connaissance intermédiaire du logiciel Excel;
- Capacité de travailler en équipe;
- Souci du détail.

Vous désirez joindre les rangs d’un cabinet qui met en valeur la collaboration et le bien-être de ses employés, le tout avec un horaire de 35 heures par semaines et un mode de travail hybride? Accordez-nous le privilège de faire votre connaissance!